議事録は、ざっくり言うと、何を話し、そのことで何が決まったのか、何が保留になっているのかを記録しておくもの です。
そして、決定したことの確認に用いたり、経緯や経過の参照に用いるなど、できれば活用したいものですよね。作成するのに時間がかかることを考えると、それなりのコストがかかっているわけで、使えない、使わない記録は、「働き方改革」を考える上でも、見直したほうがいいのではと思ってしまいます。
そこで下記の日本経済新聞の記事 AIによる議事録作成サービス。こちらは時間がかかりませんよね。とりあえず、費用はかかりますが。
このサービスの気になる点は、要約機能はあるのか、納品されるまでの時間はどのくらいなのか、ということです。
というのも、記録を活用するためには要約と即時性が必要だからです。これがうまくいってないと、記録は使えません。
大事なこと 1・・・決定事項が明らかになっていること
第三者評価の評価者としてさまざまな保育園の議事録や各種の記録を目にしますが、わからないものにも多く出会います。逐語録として、誰が口にした言葉なのかはわかるのですが、口語で記録されているため、何を言ったのかがわからなかったり、記事録を全て読み進めないと決定事項にたどり着けなかったりで、結局利用できなくなってしまっているパターンです。昨年の行事に関する情報や、保育室の環境改善のねらいなどは、すぐにわかるように情報を絞って書き残すことが必要です。
大事なこと 2・・・すぐに利用できること
これが案外盲点なのではないかと思います。会議の決定事項や保留事項の中には、すぐに取り組むもの、取り組まないものなどの情報が記されています。なのに、議事録が1ヶ月遅れで作られる。こうなると、そもそも記録ではなく、記憶の断片を記録することになってしまいます。この使い方は、記録をサービスに活用するというよりは、万が一の時のために、とっておくという使い方になってしまいます。これは、保育の各種の記録や計画全般に言えることとだと感じます。結局、記録をサービスの質の向上に使っていないのです。時間が経つことで記憶に頼ることになり、さらに、書き終えたらおしまい。行政監査のためだけに記録をとっていることになってしまいます。 もったいない。
これは、福岡の介護施設が採り入れている、アプリケーションを紹介したYouTubeです。記録をまさにその場で活用する。利用者も介護士もどちらも豊かになる。これぞ働き方改革ですね。冒頭にあるように、記録の苦痛がケアのワクワクにかわる、生きた記録
開発者のプレゼンもよろしければ、どうぞ
全ての職種において、活用できるものではないにしても、自分たちにとって必要な記録とはどんなものか、記録のためにどのくらいの時間を費やしているのかを考えるきっかけになりそうです。
AppleやGoogleが音声入力に対応していますから、工夫すれば、記録作成の補助役として役に立つかもしれませんね。文字入力が遅い人のお助けに使う。要点を整理した記録は人が行い、残りは逐語録としてAIにつくってもらう。などなど、AIの利用には大いなる可能性がありそうです。
